TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Päivitetty 4.2.2024
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Psykoterapiapalvelu Tukikohta Oy
Mäenpää Minna
Aleksanterinkatu 11 as 8
33100 Tampere
044 2090022
http://terapeuttitampere.fi/
REKISTERIN NIMI
Psykoterapiapalvelu Tukikohta Oy:n asiakas- ja potilasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Psykoterapiapalvelu Tukikohta Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 16 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön velvollisuus on laatia ja säilyttää potilasasiakirjat. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on säädetty tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (298/2009).
Potilasasiakirjoista muodostuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja sitä täydentävän tietosuojalain (1050/2018) tarkoittamia henkilörekistereitä. Tietosuoja-asetus edellyttää, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita. Näitä periaatteita ovat: 1) lain- ja asianmukaisuus sekä läpinäkyvyys rekisteröidyn kannalta, 2) luottamuksellisuus ja turvallisuus, 3) tietojen kerääminen ja käsittely nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten ja vain se määrä, mikä on tarpeellinen tarkoitukseen nähden, 4) epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen poistaminen tai oikaiseminen viipymättä, sekä 5) säilytys muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan hoidon suunnittelua ja toteutusta sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilastyötä käsitellään ajoittain lain edellyttämässä työnohjauksessa. Työnohjauksessa ei yksilöidä potilaan henkilötietoja. Työnohjaajaa ja työnohjaukseen osallistuvia sitoo vaitiolovelvollisuus.
Toimijan antamiin työnohjauksiin liittyvissä toimeksiannoissa kerätään työnohjauksen tilaajan yhteys- ja laskutustiedot sekä työnohjaukseen osallistuvien työntekijöiden nimitiedot. Nämä ja työnohjausprosessiin liittyvät tiedot hävitetään sovitun työnohjausjakson loputtua. Työnohjaajaa ja työnohjattavia sitoo vaitiolovelvollisuus.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10 §:n mukaan tallentaa nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös potilaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; potilaan äidinkieli tai asiointikieli; potilaan ammatti; potilaan työnantajan vakuutusyhtiö, jos kyseessä saattaa olla työtapaturma tai ammattitauti; vakuutusyhtiö, jos hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö; tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti potilaan tapaamisista kertyvä materiaali eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot sekä Kelasta ja lähettävältä taholta saadut tiedot. Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTUS
Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n syytä antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25 §). Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan luvalla myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) 3 §; Tartuntatautilaki 589/1986 23 a §). Kelan tukemiin kuntoutusterapioihin liittyen tietoja luovutetaan rajatusti Kelaan.
TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE
Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
- MANUAALINEN AINEISTO
Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain (523/1999) 32 §:n mukaan suojattaviksi. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Käynneistä tehdään kirjaukset erilliselle kovalevylle, ja hoitosuhteen päätyttyä tulostetaan paperiarkistoon. Manuaaliset tiedot säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa tiloissa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta.
- SÄHKÖINEN AINEISTO
Potilas- ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asioita, esim. käyntejä koskevaa laskutusta hoidetaan asiakkaan luvalla sähköpostitse ja/tai tekstiviesteillä. Viestit hävitetään ko.asian selvittyä, viimeistään yhteistyösuhteen päätyttyä. Kirjaamisen mahdollisesti siirtyessä tulevaisuudessa Kanta-arkistoon, asiasta annetaan asiakkaalle tarkempaa tietoa ennen Kantaan siirtymistä.
TARKASTUSOIKEUS
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli potilas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.